RSS

Tag Archives: sistem penghargaan

Birokrasi Kompleks

Menjadi “anak pub” (baca: anak pab-rik) sudah cukup ribet, tapi masih ada musuh yang lebih ribet dari segala keribetan, yakni birokrasi! Saya masih ingat iklan sebuah produk rokok yang menggambarkan birokrasi kompleks, tinggal nyetempel doang kok pake lama.. Berkembangnya birokrasi superkompleks di organisasi profit dan non profit (termasuk instansi pemerintahan) merupakan rintangan besar untuk produktivitas.

Birokrasi memaksa perawat jaman sekarang menghabiskan separuh waktu mereka untuk mengisi formulir, dan bukannya merawat pasien yang butuh pertolongan segera. Birokrasi mengharuskan para guru menghabiskan waktu berjam-jam untuk menulis laporan dan mengikuti konferensi, bukannya menyiapkan pelajaran, menilai tugas, dan mendampingi siswa. Dan, ini poin yang saya suka, birokrasi mencegah eksekutif muda menjadi pemimpin – dengan mengubah mereka menjadi pemroses kertas kerja, bukannya menjadi pengembang manusia.

Mari sejenak merenung. Apakah dalam satu dasawarsa terakhir volume laporan dan pekerjaan tulis menulis semakin meningkat? Apakah jumlah sekretaris, asisten administrasi, dan permintaan kertas HVS makin banyak? Apakah kita semakin banyak menghabiskan waktu untuk meeting dan pekerjaan tulis menulis?

Kalau banyak jawaban “Ya” berarti kita tengah berevolusi menjadi warga negara yang menghabiskan begitu banyak tenaga dan waktu untuk menciptakan keruwetan birokrasi, bukannya melakukan pekerjaan produktif. Kita (tak terkecuali negeri ini, perusahaan ini, atau lingkungan RT ini – you name it lah), memiliki banyak sekali birokrasi yang tak perlu. Karena, pada dasarnya, manusia menyukai dan menghargai orang-orang yang dapat menciptakan birokrasi itu.

Jujur saja, kalau melihat kantor kecamatan dengan banyak orang menunggu di depan pintu – untuk sekadar meminta tanda tangan pak camat plus stempel berwarna ungu yang basah atau bikin e-KTP, dalam hati kita akan berkata, “Wah, kantor ini ada kehidupan.” Berbeda bila kita melihat kantor kecamatan yang kosong melompong karena semua sudah menggunakan sistem komputerisasi real time online, yang memungkinkan warga bisa mengakses atau memverifikasi data kependudukan dari rumah masing-masing. Kita akan merasa, “Ini kantor kecamatan apa kuburan ya? Nggak ada kesibukan sama sekali.” Terkesan lebay, tapi ilustrasi semacam ini bisa diterapkan untuk segala jenis kantor.

Di sebuah perusahaan, mudah sekali kita mengukur produktivitas dan mendeteksi pemborosan usaha yang sia-sia. Namun, sayangnya, hasil deteksi itu hanya sekadar menjadi angka-angka dalam lembar laporan. Alhasil besar sekali godaan untuk mencampuradukkan antara aktivitas dan produktivitas. Perusahaan akan tergoda untuk memberi penghargaan terhadap aktivitas – tak peduli value yang terkandung di dalamnya.

Mereka yang bekerja paling lama, menulis laporan paling panjang, paling sering mengeluarkan pendapat saat meeting tapi tanpa substansi, justru cenderung lebih dihargai ketimbang mereka yang bertanya, “Mengapa harus begitu jika sebenarnya tidak perlu?” Manajer yang menghamburkan anggaran, mengikuti banyak meeting dengan klien tapi minim hasil (pokoknya kelihatan sibuk, jarang ada di ruangan), dan menciptakan begitu banyak laporan tertulis, justru mendapatkan promosi, kenaikan anggaran, dan bahkan asisten baru untuk membantunya menangani beban kerja yang begitu melimpah ini. Sementara itu, manajer yang tanpa banyak bicara mampu melakuan penghematan biaya, menuntaskan pekerjaannya, dan menekan seminimal mungkin terjadinya hal-hal sepele, justru dianggap kurang dinamis dan kurang memiliki komitmen.

Jika sebuah organisasi sudah mulai memberikan penghargaan kepada perilaku-perilaku sok sibuk, maka akan semakin merebaklah perilaku semacam itu. Birokrasi yang semakin ribet akan terakumulasi menjadi bola salju raksasa berwujud aktivitas-aktivitas yang menjadi akhir dengan sendirinya. Kegiatan meeting akan diadakan setiap minggu, laporan tertulis disampaikan setiap bulan, aktivitas cetak mencetak akan dilakukan setiap hari. Waktu dan tenaga berharga yang sebenarnya dapat digunakan untuk mencapai hasil positif justru dihabiskan untuk aktivitas tak perlu. Setiap orang mengeluhkan birokrasi dan terlampau banyaknya mereka bekerja, tapi birokrasi akan tetap ada dan terus tumbuh sepanjang ada penghargaan terhadapnya.

 
Leave a comment

Posted by on April 4, 2012 in Who's The Boss?

 

Tags: ,

Sindrom Pekerja Pabrik

Beberapa tahun lalu, sejumlah eksekutif Amerika melakukan perjalanan ke Jepang. Mereka kagun dengan motivasi, antusiasme, dan dedikasi para buruh Jepang. Mister-mister Amerika ini lalu bertanya, “Mengapa orang kita (Amerika) tidak seperti mereka (Jepang)?”

Setelah berembuk, mereka kemudian menemukan jawaban gamblang. Mereka menyadari bahwa perbedaan itu disebabkan oleh sistem penghargaan yang diterima para buruh.

Umumnya, buruh Jepang tahan bekerja bertahun-tahun di satu perusahaan yang sama. Biasanya, mereka bekerja di sebuah perusahaan besar yang memiliki jaminan kerja seumur hidup. Sementara itu, sekitar 40% pendapatan tahunan perusahaan ditentukan oleh profit dan produktivitas pabrik. Jika perusahaan berkinerja bagus, para buruh akan turut menikmati hasilnya. Jika perusahaan jatuh, pendapatan mereka akan kecil – tapi tidak sampai mengalami pemecatan.

Teknologi mutakhir, seperti sistem komputerisasi dan robot tidak mengancam ladang pekerjaan para buruh Jepang. Ketika teknologi otomatisasi bakal menggantikan pekerjaan lama, para perusahaan akan memberitahu para buruh dan memberikan pelatihan kepada mereka. Mereka ditugasi pekerjaan baru dan masih tetap bisa ikut menikmati profit perusahaan.

Oleh karena itu, para buruh berani menerima dan mencari cara baru untuk menjadikan pabrik lebih produktif. Sebab, mereka tahu, bila pabrik lebih produktif, profit meroket, dan mereka pun bisa makin makmur. Singkatnya, pabrik-pabrik Jepang mendapatkan produktivitas tinggi karena mereka menghargai produktivitas tinggi.

Di lain pihak, mayoritas pabrik Amerika beroperasi dengan sistem penghargaan yang berbeda. Pertama, tidak ada (atau kecil sekali) jaminan kerja. Ketika perusahaan menghadapi masa sulit, para buruh menjadi pihak yang lebih dulu terkena pemutusan hubungan kerja (PHK). Kedua, mayoritas pekerja tidak digaji berdasarkan apa yang diproduksi dan dijual, melainkan berdasarkan jam kerja.

Apakah mereka dihargai ketika menunjukkan produktivitas tinggi, kendati waktu bekerja pendek? Biasanya tidak. Selain itu, mayoritas buruh pabrik harus melakukan protes, pemogokan mengancam, mengeluh, dan menggunakan aktivitas-aktivitas kontraproduktif (misalnya ikut demo buruh hehehe…) agar mendapatkan kenaikan upah atau tunjangan.

Karena buruh pabrik Amerika tidak mendapatkan jaminan kerja yang memadai, mereka memandang hadirnya teknologi baru sebagai ancaman dan bukan sebagai aset bagi kelangsungan hidup mereka. Komputer atau robot baru cenderung menggantikan para buruh di jalur perakitan pabrik. Ini membuat para buruh tidak akan memikirkan cara baru melakuan pekerjaan yang dapat menghemat tenaga kerja. Ini sama saja bunuh diri secara ekonomi!

Intensif mereka adalah menciptakan jumlah minimum guna menjaga pekerjaannya, menciptakan aturan kerja yang kaku, memuntut tunjangan lebih besar, dan menolak perubahan teknologi. Siapa yang dapat menyalahkan mereka? Sistem penghargaan yang berlaku memang mendorong mereka untuk bersikap seperti itu.

Tak perlu dikatakan lagi, sistem penghargaan di Jepang memiliki imbalan yang menyehatkan. Sebagai contoh, anggota Serikat Pekerja Otomotif Amerika membutuhkan 200 jam kerja untuk membuat dan merakit bagian-bagian kendaraan sampai terbentuk sebuah mobil made in Amerika. Sementara itu, di Jepang, mereka hanya butuh 100 jam kerja untuk menyelesaikan perkerjaan tersebut, hanya separuhnya! Dan, banyak pihak bahkan mengatakan bahwa hasil buruh Jepang jauh lebih baik.

Dari kisah klasik di atas, saya melihat, kebanyakan perusahaan Indonesia justru mengadopsi sistem penghargaan Amerika. Ada kecenderungan, para pengusaha di negeri ini lebih senang melihat hasil print out absensi ketimbang menganalisa berapa waktu yang dibutuhkan tiap pekerja untuk menyelesaikan satu proses produksi. Buruh yang tahan duduk berjam-jam akan lebih dihargai, meskipun mereka hanya menghasilkan output ‘pas’ target. Tidak ada penghargaan bagi buruh cerdas yang berhasil menemukan cara untuk menghasilkan output lebih, tentunya dengan kualitas tetap terjaga. Hasilnya, buruh akan bekerja sesuai argo.

 
Leave a comment

Posted by on April 4, 2012 in Who's The Boss?

 

Tags: ,

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 85 other followers