RSS

Birokrasi Kompleks

04 Apr

Menjadi “anak pub” (baca: anak pab-rik) sudah cukup ribet, tapi masih ada musuh yang lebih ribet dari segala keribetan, yakni birokrasi! Saya masih ingat iklan sebuah produk rokok yang menggambarkan birokrasi kompleks, tinggal nyetempel doang kok pake lama.. Berkembangnya birokrasi superkompleks di organisasi profit dan non profit (termasuk instansi pemerintahan) merupakan rintangan besar untuk produktivitas.

Birokrasi memaksa perawat jaman sekarang menghabiskan separuh waktu mereka untuk mengisi formulir, dan bukannya merawat pasien yang butuh pertolongan segera. Birokrasi mengharuskan para guru menghabiskan waktu berjam-jam untuk menulis laporan dan mengikuti konferensi, bukannya menyiapkan pelajaran, menilai tugas, dan mendampingi siswa. Dan, ini poin yang saya suka, birokrasi mencegah eksekutif muda menjadi pemimpin – dengan mengubah mereka menjadi pemroses kertas kerja, bukannya menjadi pengembang manusia.

Mari sejenak merenung. Apakah dalam satu dasawarsa terakhir volume laporan dan pekerjaan tulis menulis semakin meningkat? Apakah jumlah sekretaris, asisten administrasi, dan permintaan kertas HVS makin banyak? Apakah kita semakin banyak menghabiskan waktu untuk meeting dan pekerjaan tulis menulis?

Kalau banyak jawaban “Ya” berarti kita tengah berevolusi menjadi warga negara yang menghabiskan begitu banyak tenaga dan waktu untuk menciptakan keruwetan birokrasi, bukannya melakukan pekerjaan produktif. Kita (tak terkecuali negeri ini, perusahaan ini, atau lingkungan RT ini – you name it lah), memiliki banyak sekali birokrasi yang tak perlu. Karena, pada dasarnya, manusia menyukai dan menghargai orang-orang yang dapat menciptakan birokrasi itu.

Jujur saja, kalau melihat kantor kecamatan dengan banyak orang menunggu di depan pintu – untuk sekadar meminta tanda tangan pak camat plus stempel berwarna ungu yang basah atau bikin e-KTP, dalam hati kita akan berkata, “Wah, kantor ini ada kehidupan.” Berbeda bila kita melihat kantor kecamatan yang kosong melompong karena semua sudah menggunakan sistem komputerisasi real time online, yang memungkinkan warga bisa mengakses atau memverifikasi data kependudukan dari rumah masing-masing. Kita akan merasa, “Ini kantor kecamatan apa kuburan ya? Nggak ada kesibukan sama sekali.” Terkesan lebay, tapi ilustrasi semacam ini bisa diterapkan untuk segala jenis kantor.

Di sebuah perusahaan, mudah sekali kita mengukur produktivitas dan mendeteksi pemborosan usaha yang sia-sia. Namun, sayangnya, hasil deteksi itu hanya sekadar menjadi angka-angka dalam lembar laporan. Alhasil besar sekali godaan untuk mencampuradukkan antara aktivitas dan produktivitas. Perusahaan akan tergoda untuk memberi penghargaan terhadap aktivitas – tak peduli value yang terkandung di dalamnya.

Mereka yang bekerja paling lama, menulis laporan paling panjang, paling sering mengeluarkan pendapat saat meeting tapi tanpa substansi, justru cenderung lebih dihargai ketimbang mereka yang bertanya, “Mengapa harus begitu jika sebenarnya tidak perlu?” Manajer yang menghamburkan anggaran, mengikuti banyak meeting dengan klien tapi minim hasil (pokoknya kelihatan sibuk, jarang ada di ruangan), dan menciptakan begitu banyak laporan tertulis, justru mendapatkan promosi, kenaikan anggaran, dan bahkan asisten baru untuk membantunya menangani beban kerja yang begitu melimpah ini. Sementara itu, manajer yang tanpa banyak bicara mampu melakuan penghematan biaya, menuntaskan pekerjaannya, dan menekan seminimal mungkin terjadinya hal-hal sepele, justru dianggap kurang dinamis dan kurang memiliki komitmen.

Jika sebuah organisasi sudah mulai memberikan penghargaan kepada perilaku-perilaku sok sibuk, maka akan semakin merebaklah perilaku semacam itu. Birokrasi yang semakin ribet akan terakumulasi menjadi bola salju raksasa berwujud aktivitas-aktivitas yang menjadi akhir dengan sendirinya. Kegiatan meeting akan diadakan setiap minggu, laporan tertulis disampaikan setiap bulan, aktivitas cetak mencetak akan dilakukan setiap hari. Waktu dan tenaga berharga yang sebenarnya dapat digunakan untuk mencapai hasil positif justru dihabiskan untuk aktivitas tak perlu. Setiap orang mengeluhkan birokrasi dan terlampau banyaknya mereka bekerja, tapi birokrasi akan tetap ada dan terus tumbuh sepanjang ada penghargaan terhadapnya.

 
Leave a comment

Posted by on April 4, 2012 in Who's The Boss?

 

Tags: ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
%d bloggers like this: